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手紙のポイント
●ビジネス編
■用件がはっきり伝わるよう簡潔に書く
前文は最小限にとどめ、すぐに用件を書き出します。日時などの重要な事項は箇条書きにする、長い参考資料や大きな図表は別紙にするなどの配慮も必要です。
■相手を考えて出す
誰に出すべき手紙なのかをまず考えてみましょう。
新規取引の申し入れの手紙を新入社員にあてても取引成立の望みは薄いでしょうし、日頃の納品に関するこまごまとしたことを社長あての手紙に書くのは意味がないことです。
誰にあてて書くかによって書き方も変わってきますが、相手の役職が高いからといって、過剰に敬語を使うのも考えものです。必要な礼儀をわきまえて、あとは事務的に書き進める方がビジネスの手紙にはふさわしいでしょう。
■手紙は「出せば終わり」ではない
時には、手紙だけで十分なのかを考えてみる必要があります。
あらためて口頭で説明や交渉をする機会を持つなどのアフターケアがあってこそ手紙が活きるものです。
逆に、口頭ではあいまいだったことを明確にするために手紙という形が有効なこともあります。
●プライベート編
■タイミングよく出す
よく言われることですが、お礼状などは日をおくほど書きにくくなるものです。
すぐに出せば、「ありがとう」の一言だけでも気持ちは伝わるものです。
招待や案内の手紙は期日までの余裕を持って早めに出すようにしましょう。
手紙を出す機会を逃さないよう、はがき、レターセット、切手などを常備しておくことも大事なことです。
■用件がはっきり伝わるよう簡潔に書く
時候の挨拶や近況を伝える前文がだらだらと続いて、肝心の用件が分かりにくくなることがないように気を付けましょう。
また、重要な用件のない“季節の手紙”のようなものなら、「特に用事はないのですがお便りしてみました」などと書けば、相手に余計な気遣いをさせずにすみます。
■自分の言葉で書く
例えば冒頭の時候の挨拶をとっても、見たこともない花の名を歳時記から探して書くのではなく、「駅前公園の桜」の開花状況を書き記す方が印象に残るものです。
また、子どもに届いた誕生祝い・入学祝いなどは、親だけでなく本人が礼状を書く習慣を身に付けたいものです。
